Формализованный формат

Словарь терминов для работы с документами

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Почему меняются форматы документов

Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:

? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.

? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.

Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.

Отправим материал Вам на почту

Требования к формату электронных документов

Повсеместное развитие и распространение электронного документооборота в очередной раз поднимает вопросы, связанные с переводом форматов документов из бумажного в электронный вид. Какие документы имеют единый формат? Какие документы следует перевести в электронную форму? Будем разбираться в настоящей статье.

Дело в том, что далеко не каждый экземпляр бумажного документа может быть «оцифрован», другими словами, переведен в электронную форму. Например, сюда можно отнести копию счета-фактуры для передачи принципалу, декларацию соответствия, ТТН. Перечисленные документы пока еще необходимо вести в бумажном виде.

Однако, не за горами смена ситуации с товарно-транспортными накладными – правительством разрабатываются изменения к законодательству, которые позволят организациям работать с электронными ТТН.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

Изменить вид формализованного документа

Вы можете отредактировать внешний вид исходящего формализованного документа формата *.xml, например изменить заголовки или порядок колонок в таблице.

Измененный внешний вид файла *.xml будет применяться ко всем документам данного типа в организации и ее филиалах. Например, если вы отредактировали товарную накладную в одной реализации, то она будет обновлена во всех других. В любой момент вы можете вернуться к исходным настройкам.

Исправления отобразятся у всех участников документооборота.

Чтобы отменить все свои изменения, откройте окно редактирования документа, нажмите

Формализованный формат

Где форма, а где формат?

Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а формат — отдельным приказом ФНС.

Формализованный формат

Разница между формой и форматом

Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.

Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Основное различие формализованных и неформализованных электронных документов заключается в том, что формализованные документы – это электронные документы, строго соответствующие требованиям ФНС, в то время, как неформализованные электронные документы могут быть в любых форматах. Причём юридическую силу имеют оба вида документов, если они были подписаны квалифицированной электронной подписью.

Такое разделение существует, потому что в ФНС используют специальное ПО для обработки, которое работает с электронными документами только определённых форматов. Поэтому, при сдаче отчётности нужно следовать рекомендациям ФНС, иначе электронные документы могут быть не приняты. На сегодняшний день, законодательно установлено, что электронные подлинники документов должны быть в формате .XML, а отсканированные копии – в форматах .JPG, .TIFF, .PDF или .PNG.

Это касается следующих видов документов:
• счета-фактуры
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• корректировочные счета-фактуры и УПД
• акты приемки работ

При этом, электронный документооборот между двумя юридическими лицами может быть в такой форме, в какой им будет удобно. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Самое главное, чтобы такие электронные документы подписывались квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, иначе они не будут иметь юридической силы. Но если юридические лица в своём электронном документообороте решили использовать неквалифицированные электронные подписи, то между ними должно быть заключено соглашение о правилах использования и признания электронных подписей.

Создать формат электронного документа

Для формализованного документа формата *.xml заранее определен состав, форма и расположение полей в файле. Такие документы распознаются и обрабатываются в любой системе, которая настроена на работу с ними.

В СБИС есть стандартные формализованные документы, которые утверждены законом, например товарная накладная. Если в системе нет xml-документа, который вам требуется, создайте его. Он может быть стандартным или настроенным индивидуально, в него можно поместить любые данные из карточки организации или документа. Файл *.xml имеет две составляющие:

Чтобы распечатать созданный файл, настройте визуализацию в редакторе печатных форм. С помощью правил формирования настройте условия, при которых она будет создаваться в документе.

1. Создайте формализованный документ

2. Добавьте теги и параметры

Итог: документ создан, в него добавлен корневой элемент и ключевой атрибут. Добавьте в него теги и параметры.

Существует ряд законов, которые регламентируют использование технологий электронного документооборота:

К первичной бухгалтерской документации относятся:

Каждая хозяйственная документация должна быть оформлена любым допустимым видом первичного документа, подтверждающим свершившийся факт деятельности организации. Поэтому первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов, начиная с названия документа и даты его составления, наименования организации и описания сделки, заканчивая суммой и единицами измерения, подписями и указанием лиц, подписавших его. Оформление хозяйственных операций на основе первичных документов регламентируется законом «О бухгалтерском учёте».

Таким образом, строгая регламентация и наличие электронной подписи придает электронным документам юридическую значимость. А экономическая целесообразность внедрения ЭДО делает этот процесс выгодным для предприятий. Что, в свою очередь, означает скорый и повсеместный переход бизнеса на «цифру».

Подключайтесь к СБИС ЭДО
– сервису, который позволяет работать с любым форматом электронных документов. СБИС организует документопотоки внутри вашей компании, обеспечит документообмен с контрагентами и государственными органами, создаст электронный архив.

А наши специалисты расскажут, как еще вы сможете автоматизировать ваш бизнес со СБИС.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Клиентов на постоянной поддержке

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Формат электронных документов

В современных компаниях используют две разновидности документации:

Все электронные документы, которые создаются в системе электронного документооборота и передаются по телекоммуникационным каналам связи в ФНС, имеют единый формат .xml.

Если речь идет об отсканированных копиях, то Федеральной налоговой службой принимаются документы в форматах .jpg, .tiff, .pdf, .png.

Формализованный формат

Формализованный формат

Что требуется от организации для работы с актуальными форматами

Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.

Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.

Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.

Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС. К первичной документации, например, к актам и ТОРГ-12 — нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:

Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС вероятнее всего запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО

Как придать юридическую силу электронным документам?

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо, чтобы:

Являясь реквизитом документа, электронная подпись также обеспечивает соблюдение второго и третьего требования для придания электронным документам юридической силы.

Электронную подпись для ЭДО и для других целей вы можете получить в нашем Центре ЭЦП.

К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами

В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.

В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.

Можно ли использовать неактуальные форматы

По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.

EdwART. Толковый Военно-морской Словарь , 2010

Смотреть что такое «Формализованные документы» в других словарях

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Виды электронных документов

Выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. Под формализованной подразумевается документация, формат которой определен законодательством. Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация.

К формализованным электронным документам следует отнести счета-фактуры, универсальные передаточные документы, корректировки к УПД и счетам-фактурам. Формы этих документов прописаны в регламентах Федеральной налоговой службы. Обратите внимание, налоговики могут принять электронную документацию только в определенном формате – xml. Если вы обменивались с контрагентами этими документами в другом формате, при истребовании в ФНС вы должны будете предоставить либо xml., либо бумажную форму.

Следует отметить, что существуют два типа электронных документов, которые имеют наряду с форматом и утвержденное содержание. Сюда относятся счета-фактуры и акты выполненных работ/накладные по форме ТОРГ-12 (в последних должны быть указаны обязательные пункты).

Чтобы ваши документы и отчеты всегда сдавались в правильных формах и форматах, используйте СБИС Электронная отчётность. В СБИС вы будете оперировать актуальными формами отчетности, которые проходят перед сдачей обязательный форматно-логистический контроль.

Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов

Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.

В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.

Больше на эту тему

Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.

Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:

? в учетной системе документ создается;

? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;

? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;

? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;

? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.

Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.

Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Электронные документы в рамках ЭДО

Различают 2 вида электронных документов: формализованный и неформализованный.

Формализованный электронный документ — это документ с расширением xml, созданный по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанный участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать и сократить время на их прием при проверках. ПО налоговых органов автоматически обрабатывает такие документы.

К основным формализованным электронным документам в ЭДО относятся:

Счет-фактура — это документ, необходимый для учета НДС. В нем отражается сумма налога, которую продавец включил в стоимость отгруженного товара (оказанной услуги).

В соответствии со ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура ― это юридически значимый оригинал, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные. Счет-фактуру должен подписать руководитель или доверенное лицо. Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение четырех лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета по НДС.

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам объединить всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах, в одном документе.

Поскольку УПД включает в себя счет-фактуру, то к нему применяются те же требования законодательства, что и для электронных счетов-фактур. А именно — электронный УПД передается только в установленном ФНС формате через операторов электронного документооборота.

УКД — Универсальный корректировочный документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

Подписать электронный УКД может лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и первичных учетных документов. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько — по одной от каждого уполномоченного лица.

Электронный УКД может быть односторонним или двусторонним. В первом случае документ представляет собой один xml-файл с информацией и подписями продавца. Во втором случае ― два xml-файла: один содержит информацию и подписи продавца, второй ― информацию и подписи покупателя.

Акт приемки-сдачи работ (услуг) ― первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.

Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты ( п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ).

Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один ― с информацией исполнителя, второй ― с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.

Такие акты подписываются квалифицированной электронной подписью. Это обеспечивает им юридическую силу и позволяет представлять в налоговые органы по ТКС.

Товарная накладная (ТОРГ-12) ― это первичный учетный документ, с помощью которого оформляется передача товарно-материальных ценностей между организациями и на основании которого ведется учет этих операций.

Печатная форма накладной (ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 . Она не является обязательной. ТОРГ-12 можно формировать по форматам, утвержденным Приказами ФНС РФ:

Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.

Акт приемки и расхождений (ТОРГ-2) — первичный учетный документ, который применяется для оформления приемки товарно — материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Неформализованный документ с произвольным форматом — это любой документ, для которого нет утвержденного или рекомендуемого формата. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

В чем разница между официальным и неофициальным документом?

Формализованный документ имеет строгие требования к форматированию, поскольку он предназначен для обработки специализированным программным обеспечением. Такие документы обычно встречаются в гражданско-правовых отношениях, но они также могут быть подписаны ЭП для дополнительной безопасности. Неформальный или неформализованный документ вообще не требует специального формата, поскольку его цель — просто передать информацию; такие документы могут содержать переписку, используемую в гражданско-правовых отношениях и не касающуюся государственных органов. Однако если вы хотите, чтобы ваш документ был передан в электронном виде, то он нуждается в ЭП. Если мы добавляем электронные подписи поверх наших электронных писем (используя УКЭП), то эти сообщения должны обладать юридической силой.

Контрагенты используют квалифицированную цифровую подпись для подписания счетов-фактур и документов. Однако большинство свободного ПО не предоставляет возможности вставить электронную цифровую подпись непосредственно в документ; вместо этого создается второй файл сертификата с расширением .sig, который используется контрагентом для аутентификации поданного им счета-фактуры или неформализованного документа. Несмотря на эти ограничения в передаче файлов в цифровом виде, многие компании полагаются на этот метод, поскольку он экономит их время от ручного подписания каждого договора.

Контрагенты в значительной степени полагаются на использование квалифицированных цифровых подписей, поскольку это позволяет им экономить время при подаче договоров, подписанных в электронном виде, вместо того, чтобы заставлять кого-то проверять каждый договор.

Как мы уже отмечали, оформление неформализованного документа может варьироваться как угодно. Однако к некоторым видам документов все же предъявляются юридические требования, чтобы они имели право на судебную защиту наравне с бумажным оригиналом. Например, при составлении контракта обязательно нужно указать участвующие стороны и содержание, помимо прочего, такие вещи, как цена и методы/условия, прежде чем подписывать его. Это следует учитывать и при работе с неформализованными актами, поскольку если не соблюдать эти правила, то ваша работа может не выдержать судебного разбирательства или оказаться малоценной, учитывая отсутствие формализации

За последние несколько лет обмен электронными документами стал стандартом для предприятий по всему миру, в результате чего работать в такой среде становится все удобнее. Если вы столкнулись с проблемой перехода вашей компании на электронный документооборот или ищете помощи по любому из этих вопросов, пожалуйста, обратитесь к нашим специалистам, которые помогут вам справиться с любыми трудностями, возникающими в ходе этого процесса.

Лучшие статьи у вас на почте

Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, только быстрее. Большинство документов вы можете подписывать в том же виде, в котором составляется документ — просто загрузите документ в систему и нажмите кнопку подписать.

С Nopaper вы сможете перейти на ЭДО за 5 минут. Выпустить подпись онлайн, сразу подписать документ и отправить его контрагенту. Все это безопасно и юридически значимо. Хватит читать об ЭДО. Пора пробовать

26 Июн 2022

Юридическая сила электронного документа

Товарно-транспортная накладная (1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Формализованный электронный документ

Формализованный электронный документ — это файл с расширением XML, созданный с использованием формата, утвержденного или рекомендованного Федеральной налоговой службой. Он предназначен для использования в качестве документации для более эффективного заполнения налоговых деклараций, а также может включать в себя другие деловые документы в дополнение к финансовой документации, такие как заказы клиентов, контракты, счета-фактуры и т.д.

К формализованным документам относятся:

Документы, необходимые для налогового учета, такие как вышеперечисленные, могут быть созданы с помощью специализированного программного обеспечения для проверки большого потока данных. Федеральная налоговая служба использует эту систему, поскольку она легко читается благодаря наличию стандартных идентификаторов и форматов во всех документах. Любое отклонение от этих принятых стандартов приводит либо к задержкам, либо к санкциям со стороны контролирующих служб — тип зависит от того, какой документ не соответствует, а также от того, насколько серьезные изменения были внесены (это могла быть всего одна буква).

Существует проблема расхождений в формате юридических документов. Разработчики и операторы ЭДО создали решения для решения этой проблемы, которые включают в себя то, что разработчики следят за тем, чтобы их программное обеспечение придерживалось требований к форматированию, которые будут работать на всех платформах; также операторам ЭДО необходима поддержка форматов, с которыми они могут работать, а также подтверждение, чтобы они знали, когда транзакции завершены или нет.

Полуформализованные документы

Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.

Скачать формализованный документ

Формализованный формат

Лицензия, права и роли

Список документов

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.