РОСФИНМОНИТОРИНГ 10 января 2021 года вступили в силу новые правила контроля за денежными переводами и сделками. Эти изменения коснулись всем известного федерального закона — того самого, блокируют счета в банках и передают данные о сделках в Росфинмониторинг.
В интернете ходят слухи, что теперь контроль за обычными переводами будет строже, а если человек снимет со счета от 600 000 — данные попадут в Росфинмониторинг и ФНС спросит об источнике дохода. А за переводы с карты на карту чуть ли не штрафовать собираются. Еще усиливается контроль за почтовыми переводами и сделками с недвижимостью.
Вот что писали СМИ об этом законе:
Что из этого правда — разбираемся на основании закона, а не статей в интернете.
Проводимый нами добровольный аудит по ПОД/ФТ организаций и
предпринимателей, а также проверочные мероприятия со стороны
надзорных органов нередко демонстрируют достаточно распространенное
нарушение у субъектов 115-ФЗ: отсутствие составленных внутренних
сообщений по информации, направляемой в Росфинмониторинг, либо их
формальное составление без учета установленных требований.
Напомним, что организации и предприниматели, направляющие в
Росфинмониторинг формализованные электронные сообщения (ФЭС) о
подозрительных операциях и об операциях обязательного контроля,
обязаны документально фиксировать направляемую информацию, в т.ч.
путем составления внутренних сообщений.
Порядок
документального фиксирования информации, входящий в состав ПВК по
ПОД/ФТ, должен предусматривать составление сотрудниками субъектов
115-ФЗ, выявившими операцию (сделку), подлежащую контролю,
внутреннего сообщения – документа, содержащего установленные
нормативными актами (Постановление Правительства от 30.06.2012 №667,
Положение Банка России от 15.12.2014 № 445-П) сведения об операции.
Составленное внутреннее сообщение передается на рассмотрение
ответственному сотруднику. По результатам рассмотрения внутреннего
сообщения руководителем организации, предпринимателем либо
уполномоченным им лицом может быть принято, к примеру, одно из
следующих решений:
– о
признании операции (сделки) клиента подлежащей обязательному
контролю в соответствии со статьей 6 или 7.5 Федерального закона
№115-ФЗ;
– о
признании выявленной необычной операции (сделки) подозрительной
операцией (сделкой), осуществление которой может быть направлено на
легализацию (отмывание) доходов, полученных преступным путем, или
финансирование терроризма;
– о
необходимости принятия дополнительных мер по изучению необычной
операции (сделки) клиента;
– о
представлении информации об операциях, подлежащих обязательному
контролю, подозрительных операциях в Росфинмониторинг.
Форма
внутреннего сообщения, порядок, сроки и способ его передачи
ответственному лицу определяются организацией и предпринимателем
самостоятельно и отражаются в порядке документального фиксирования
информации ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ. Обычно форма внутреннего сообщения
имеет табличный вид и включается в состав ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ в
качестве одного из приложений.
Для
внутренних сообщений, составленным по операциям обязательного
контроля, действуют следующие несложные правила:
– на каждое сданное ФЭС в Росфинмониторинг в организации должно быть
составлено внутреннее сообщение;
– количество внутренних сообщений не должно быть меньше количества
ФЭС об операциях обязательного контроля.
Огромную
роль внутреннее сообщение играет в работе по выявлению
подозрительных операций, т.к. именно в нем субъекты 115-ФЗ должны
фиксировать свои мотивированные обоснования о признании операции
подозрительной и направлении сведений о ней в Росфинмониторинг.
К
сожалению, зачастую обоснование такого решения субъектами 115-ФЗ во
внутренних сообщениях подробно не фиксируется, а мотивы, которыми
они руководствовались при признании операции подозрительной, не
раскрываются, что говорит о формальном подходе к работе с
подозрительными сделками.
Нередко,
организация или предприниматель, усмотрев в операции клиента
критерий выявления или признак необычной сделки, установленный
Положением Банка России от 15.12.2014 № 445-П или приказом
Росфинмониторинга от 8 мая 2009 г. № 103, торопится тут же сообщить
об этом в Росфинмониторинг, не проводя должных проверок операции и
не учитывая то, что установленные критерии – это индикаторы для
дополнительных проверок клиента и операции, но не повод для
автоматического признания сделки необычной.
Напомним, что при выявлении соответствия операции одному или
нескольким критериям необычной операции организация или
предприниматель должны незамедлительно составить внутреннее
сообщение, провести проверку клиента и его операции и принять
мотивированное решение в отношении операции, включая решение о
направлении или ненаправлении информации в Росфинмониторинг.
Так,
например, осуществляя проверку операции клиента, субъекты 115-ФЗ
могут запросить у клиента пояснения в отношении операции,
организовать с ним встречу, запросить документы для проверки,
изучить источники происхождения средств или имущества клиента,
провести комплексные углубленные проверки и иные мероприятия,
закрепленные в ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ. Если клиент шел на контакт,
предоставил все необходимые сведения, документы и пояснения, в
результате чего у организации или предпринимателя не осталось
сомнений в законности операции клиента, ими может быть принято
решение о признании операции обоснованной и не вызывающей
подозрения.
И
наоборот, если клиент не предоставил внятных объяснений по операции,
уклонился от контактов и пояснений, субъектом 115-ФЗ может быть
принято решение о признании выявленной необычной операции
подозрительной операцией, осуществление которой может быть
направлено на легализацию преступных доходов или финансирование
терроризма, и о представлении информации о такой подозрительной
операции в Росфинмониторинг. Мотивируя свое решение во внутреннем
сообщении организации и предприниматели должны перечислить
мероприятия, проведенные в рамках изучения операции, перечислить
полученные документы и информацию, привести свои доводы в отношении
операции и т.п.
Внутреннее сообщение – это внутренний документ организации или
предпринимателя, отправлять его в Росфинмониторинг или надзорные
органы в инициативном порядке не нужно, однако этот документ часто
запрашивается на проверке надзорными органами.
Отсутствие внутренних сообщений и формальное отношений к ним – почти
всегда говорит о нарушениях в работе организации и предпринимателя,
а в отдельных случаях может свидетельствовать о возможных рисках
вовлечения субъекта 115-ФЗ в отмывание преступных доходов или
финансирование терроризма.
Пример
внутреннего сообщения в ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ организаций и
предпринимателей, поднадзорных Росфинмониторингу и Пробирной Палате
Пример
внутреннего сообщения в ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ организаций,
поднадзорных Банку России
эксперт по финансовому мониторингу, главный редактор СМИ
“Вестник финансового мониторинга”, канд. истор. наук, юрист
Павел Смыслов
При использовании и цитировании материала ссылка на сайт
обязательна!
Ознакомьтесь нашими
многочисленными статьями
по теме финансового мониторинга и ПОД/ФТ тут:
Перечень наших практических статей и публикаций по вопросам
финансового мониторинга, ПОД/ФТ, «антиотмывочному»
законодательству, 115-ФЗ и прочим связанным вопросам
Наши услуги в сфере финансового мониторинга и ПОД/ФТ:
–
любые документы и правила внутреннего контроля (ПВК по
ПОД/ФТ);
–
обучение и инструктаж по финмониторингу;
–
аудит, абонентское обслуживание по ПОД/ФТ;
–
электронная подпись и специальное ПО по финмониторингу;
–
помощь на проверках;
–
и многое другое.
Мы в социальных сетях:
Центробанк опубликовал методичку с советами по 115-ФЗ: о профилактике блокировки счетов, ограничении дистанционного обслуживания и отдельных операций. В методичке заботливо подобраны советы для предпринимателей: как работать, чтобы банк не заподозрил в обнале и незаконных доходах. А еще там есть инструкция на случай, если блокировка уже произошла.
Мы несколько раз внимательно прочитали эту методичку и рекомендуем всем ценителям прекрасного тоже проделать наш путь. Но жизнь коротка, а время — единственный невосполнимый ресурс, поэтому для всех остальных мы подготовили желтую плашку и подробный рассказ.
10 заповедей необнальщика
Это касается всех, кто имеет счет в банке и использует его для бизнеса, подработок, личных расчетов или крупных переводов. Это могут быть предприниматели, фирмы и физлица, которые честно работают и ничего не нарушают. Но они могут неправильно оформить документы, ошибиться в платежке, пытаться снизить налоги или просто не сообщить банку об изменении важных данных. Банку это может показаться подозрительным, он задаст вопросы и на время приостановит операции по счету.
Иногда предприниматели решают, что во всем виноват конкретный банк. И вместо того чтобы готовить документы по запросу банка, они ищут справедливости в соцсетях. Но банки выполняют требования Росфинмониторинга, ЦБ и федерального закона. Если банк закроет глаза на нарушения или сомнительные операции, его накажут и пострадают остальные клиенты.
Какие операции могут попасть под подозрение
В методичке есть отдельный термин — подозрительные операции. Это платежи и переводы, на которые банк обязан обратить внимание и выяснить, нет ли тут чего-то незаконного.
Подозрительной считается операция, у которой есть хотя бы один из этих признаков:
Если банк замечает такую операцию, это еще не значит, что он сразу заблокирует счет. Это значит, что он должен разобраться и может использовать для этого меры, которые описаны в законе. Центробанк напомнил о них в инструкции.
Как работать с банковским счетом, чтобы не было лишних запросов и проверок
ЦБ советует делать так.
Сообщайте банку и налоговой об изменениях в бизнесе. Например, если добавился новый вид деятельности, поменялся адрес или назначен новый директор. Все можно сделать через интернет: сначала внести изменения в госреестры, потом сообщить об этом банку. Тогда у банка не вызовет подозрений поступление денег за ремонт автомобиля, если по документам фирма занимается дизайном сайтов.
Проверяйте достоверность сведений в ЕГРЮЛ. Налоговая периодически проверяет адреса: вдруг фирма зарегистрирована в офисном центре, а на самом деле никогда там не работала и арендует офис в другом месте. Если такое подтверждается, компанию могут исключить из реестра. Но сначала в ЕГРЮЛ появится отметка, что сведения недостоверные. Банк это тоже заметит и может обращать больше внимания на операции по счету. На самом деле фирма могла не получить письмо с запросом от налоговой, а ситуация легко решается представлением договора аренды. Отметку о недостоверности уберут.
Подробно заполняйте платежки. В назначении платежа нужно указать не только номер счета, но и за что переводятся деньги. Так же должны делать ваши клиенты.
Как указывать назначение платежа
Вовремя отвечайте на запросы банка. Если банк задает вопросы, их не стоит игнорировать. Если просят представить документы для проверки, нужно это сделать в установленный срок или объяснить банку, почему сейчас это невозможно и когда получится. Иногда банку хватает устных пояснений, но если запрашивают письменные, то подробно опишите специфику бизнеса, схемы операций, их экономическую суть.
Банк не может знать об особенностях всех видов бизнеса. Например, ему может показаться странным, что вы получаете деньги от клиента и сразу же перечисляете их за какую-то рекламу, а себе оставляете только фиксированный процент. Но это законная схема работы с контекстной рекламой, просто банку нужно ее объяснить.
Не дробите бизнес. Иногда предприниматели открывают несколько фирм или оформляют ИП на жену и маму, чтобы снизить налоги и уменьшить свои риски. Например, имущество записывают на одну фирму, кредиты берут на другую, договоры аренды заключают с третьей, а с поставщиками работают через четвертую. Это может быть как законным способом вести бизнес, так и налоговой схемой, которая вызовет подозрения у банка.
Что может сделать банк, если операция кажется подозрительной
Банк имеет право:
Если клиент не представил документы и пояснения в установленный срок
Тогда банк может принять такие меры:
Если у клиента повышенный уровень риска
Банки присваивают клиентам степень риска с учетом своих регламентов. Этот уровень может повышаться или понижаться в зависимости от операций. Если у клиента повышенный уровень риска, банк может:
Иногда в соцсетях и СМИ появляются слухи о блокировках счетов и судах с банками, хотя на самом деле речь шла только о том, что клиенту ограничили дистанционное обслуживание и какое-то время все платежки пришлось приносить на бумаге.
Если ограничен доступ к интернет-банку
Банк может запрашивать столько документов, сколько нужно для проверки операции. Это могут быть любые документы. Список устанавливает служба контроля конкретного банка.
Банк это делает не чтобы подтвердить подозрения, а чтобы их снять и убедиться, что клиент ничего не нарушает. ЦБ объяснил, что запрос и проверка документов — это не повышенный интерес к конкретному клиенту, а стандартная процедура любого банка. А финмониторинг — это его обязанность по отношению к любому владельцу счета.
Если операция приостановлена
Банк может приостанавливать операции, по которым ему что-то кажется подозрительным. Иногда из-за такого статуса клиенты делают вывод о блокировке счета. Но приостановление — это не блокировка и даже не отказ от проведения. Приостановление — это когда банк не выполняет распоряжение о переводе денег в тот же день, а задерживает его на срок до пяти рабочих дней, как положено по закону. Еще это может быть из-за ограничения дистанционного обслуживания, тогда платежку нужно принести в банк лично.
Приостановление может понадобиться на время проверки. Если представить по запросу все документы и пояснения, операцию проведут.
Если банк не запросил документы, но не провел операцию
Центробанк пояснил, что это означает отказ в проведении операции или заключении договора банковского счета. То есть конкретное поручение клиента не будет исполнено, а договор с ним не заключат.
Но точную причину лучше уточнить в банке: иногда платежку не проводят потому, что она неправильно заполнена. Выяснять причины отказа нужно самостоятельно. Банк не обязан сообщать о них без запроса.
Если все-таки есть решение об отказе в проведении операции, банк обязан сообщить об этом в Росфинмониторинг. Это не право банка, а обязанность по федеральному закону.
Если не получается собрать все документы или нужно больше времени
Банк сам решает, какие документы запрашивать и в какой срок клиент должен их представить. Если проигнорировать запрос или не уложиться в сроки, это повод для отказа в проведении операции.
Если потом представить недостающие документы и пояснения, банк может пересмотреть решение об отказе. Об этом он тоже сразу сообщит в Росфинмониторинг. Документы рассматривают в течение 10 рабочих дней. После этого скажут, устранена причина первичного отказа или нет. Если банк не пересмотрел решение, но оно кажется необоснованным, нужно обращаться в межведомственную комиссию при ЦБ. Это можно сделать через сайт ЦБ или почтой.
К заявлению нужно приложить:
До обращения в комиссию нужно обязательно подать в банк заявление о пересмотре решения об отказе. И только после ответа банка, что это невозможно, стоит писать в ЦБ. Иначе обращение вообще не рассмотрят, потому что не соблюдается процедура.
Что ответит комиссия ЦБ
Комиссия рассматривает обращения 20 рабочих дней. Ответ пришлют тем же способом, каким отправляли заявление. Итогом может быть:
Если решение в пользу клиента
Комиссия сообщит об этом самому клиенту и в тот банк, что ему отказал.
Банк направит сообщение в Росфинмониторинг. Оттуда информация уйдет в ЦБ. А ЦБ отправит ее в другие банки. Реабилитация клиента по одному случаю отказа в проведении операции не означает, что автоматически будут пересмотрены решения по другим операциям.
Если комиссия отказала в пересмотре решения банка
Проверьте, вдруг есть новые документы, которые раньше не передавались ни банку, ни комиссии. Их можно еще раз отправить в банк. Или придется идти в суд.
Документы можно повторно отправить в банк, даже если комиссия пока не прислала ответ. И в суд тоже можно пойти не дожидаясь ее решения.
Кто еще следит за операциями и сообщает в Росфинмониторинг
За вашими операциями следит не только банк. Еще обязанность присматриваться к ним и сообщать в Росфинмониторинг без предупреждения есть:
Они сообщат Росфинмониторингу о подозрениях по поводу покупки квартиры, регистрации фирмы или оформления доли в бизнесе вообще без предупреждения и объяснения причин. Не потому, что не захотят вам рассказывать, а потому, что это им запрещено по закону.
Операции с недвижимостью
Как было раньше. Сделки с недвижимостью контролировались и до поправок. Это касалось сумм от 3 000 000 или эквивалента в валюте. Но до 10 января в Росфинмониторинг нужно было сообщать только о тех сделках, что касались перехода права собственности.
Что изменилось. С 10 января все операции по сделкам с недвижимостью на сумму от 3 000 000 подлежат обязательному контролю — как при наличном, так и при безналичном расчете. Хорошая новость в том, что информацию о таких операциях больше не должны предоставлять посредники — ИП и фирмы, которые работают в риелторском бизнесе. Все обязанности по контролю с них не сняли, но информировать о сделках больше не нужно.
Операции по зачислению денег на счет эскроу под контроль не попадают. При возврате денег с такого счета — тоже. А вот если деньги переводятся бенефициару — это уже интересно Росфинмониторингу.
Оборот наличных
Как было раньше. Есть операции, которые подлежат обязательному контролю. То есть информация о них передается в Росфинмониторинг. В числе таких операций покупка валюты, приобретение ценных бумаг за наличные, внесение наличных в уставный капитал. Полный список — в статье 6 ФЗ № 115-ФЗ.
Эти операции привлекают внимание, только если сумма не меньше 600 000 . Лимит установлен не в 2021 году, он был таким же и в 2003.
Если фирма снимала наличные со счета, такая операция тоже могла попасть под контроль.
Что изменилось. Контролю подлежат операции по снятию или зачислению наличных на счет организации или ИП. Раньше такое условие тоже было, но с оговоркой: если операция не связана с обычной деятельностью. Например, на счет лесопилки поступают наличные за консультационные услуги. Или химчистка снимает деньги на покупку бензовоза. С 10 января оговорка отменена — теперь любые операции с наличными по счету юрлица на сумму от 600 000 подлежат контролю. Например, если деньги снимают на зарплату или командировки.
Контролировать операции юрлиц банк должен только в том случае, если деньги снимают или вносят непосредственно в этой кредитной организации. То есть операция должна проходить по счету, открытому в этом банке. Если деньги на счет фирмы зачислены через банкомат или кассу другого банка, контролю они не подлежат.
Но физлиц и самозанятых все это не касается. В законе нет и не было такой нормы, чтобы любое снятие наличных с карты на сумму больше лимита попадало в Росфинмониторинг. Там еще с 2019 года есть условие о контроле за операциями по снятию наличных в банкоматах — но только с карт, выпущенных иностранными банками. Причем не во всех государствах, а только в тех, что есть в специальном перечне.
Это не значит, что банк не может запросить пояснения по другим операциям. Но такой запрос будет инициативой финмониторинга банка, а не федерального ведомства.
Что еще изменилось в правилах контроля за расчетами
Поправки коснулись зачисления и списания денег для лизинговых платежей от 600 000 : они попали под обязательный контроль. Аналогично — с операциями иностранных структур, если они работают не дольше трех месяцев и раньше движений по счету не было.
Формулировки о контроле операций, связанных с азартными играми, стали конкретнее, но такие выплаты и раньше были под наблюдением.
При выплате участнику лотереи выигрыша на сумму до 15 000 не нужно проверять паспорт.
Под контроль попали страховые выплаты юрлицам — для физлиц так было и раньше. Росфинмониторинг будет получать информацию о выплатах по страхованию на случай смерти, дожития, пенсионному страхованию или полисам с периодическими выплатами.
Лимит операций по второму и последующему зачислению денег на счета для гособоронзаказа уменьшен с 50 000 000 до 10 000 000 . При первом зачислении пороговое значение так и осталось равным 600 000 .
Покупка ювелирных изделий
Покупка кольца или цепочки в ювелирном магазине тоже может попасть под обязательный контроль, если стоимость изделия больше 600 000 . Но кроме контроля есть еще требование об идентификации клиента — то есть проверке его паспорта и фиксации данных о покупке.
При расчете наличными паспорт попросят при покупке от 40 000 . Если рассчитываться картой, лимит больше: раньше он составлял 100 000 , сейчас — 200 000 . Это изменение вступило в силу еще летом 2020 года.
Контроль исполнения документов
Федеральное
государственное образовательное учреждение среднего профессионального
образования
«ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ
КОЛЛЕДЖ»
Специальность
03472 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
. Документы,
подлежащие контролю
. Сроки
исполнения документов
. Автоматизированный
контроль за исполнением документов
Список
источников и литературы
Контроль исполнения документов
– это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение
документов. При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника,
осуществляющего контроль) являются:
Целью контроля является содействие
своевременному и качественному исполнению документов, получению информации,
которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их
руководителей и конкретных исполнителей.
Оценка качества работы управленческих работников
включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую
дисциплину, – один из важнейших.
· отслеживание хода и фиксация
фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих
важное значение, зафиксированных указаний руководства;
· обобщение сведений, получаемых в
ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до
руководства в удобном формализованном виде;
· выработка предложений по ускорению
документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
1. Документы, подлежащие
контролю
К документам, подлежащим обязательному контролю,
относятся:
документы вышестоящих органов;
распорядительные документы данной организации;
важные специфические документы, свойственные
этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
Иногда по решению руководства организации
контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не
состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространённая практика при
подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть
возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но
централизация контроля за исполнением документов при этом является важным
фактором его эффективной постановки.
Контроль за исполнения документов включает в
себя несколько последовательных этапов:
· постановку документов на контроль;
· проверку своевременности доведения
документов до конкретных исполнителей;
· предварительную проверку и
регулирование хода исполнения;
· снятие документов с контроля;
· учёт и обобщение хода и результатов
исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка
документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или
созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату
исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с
типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ
сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения
ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей
резолюции определяет конкретный срок.
Для распорядительных документов, например,
приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения.
Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение,
содержащееся в распорядительном документе.
. Сроки исполнения документов
Для периодически создаваемых документов, для
документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных
направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые
сроки их исполнения.
Типовые сроки
установлены в указах Президента РФ, законах РФ, правительственных нормативных
актах. Например:
. для рассмотрения предложений, заявлений
и жалоб граждан,
. депутатских запросов;
. для передачи документов постоянного
хранения из ведомственных органов в государственные;
. для окончательного введения в силу
подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков
установлено в ведомственных подзаконных актах. Например:
. о предоставлении статистической и
финансовой отчётности,
. о сроках предъявления претензий по
качеству продукции,
. по подаче апелляций на решения
финансовых и судебных инстанций и др.
В организации могут быть установлены типовые
сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других
нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или
Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех
сотрудников организации. Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте
документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том
случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или
отсутствует в составе типовых сроков.
В практике работы в том случае, когда срок исполнения
документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не
может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу
исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Сроки исполнения документов определяются
следующим образом:
. Если в документе и резолюции не указаны сроки,
то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в
организацию.
. Если в документе указан срок представления
информации, то при контроле учитывается этот срок.
Например, письмо Министерства образования РФ
поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию
15.03.2000, значит, срок исполнения – 1 месяц 15 дней.
. В резолюции указан срок исполнения. Например:
Дать информацию в течение 3-х дней.
В документах, поступивших от вышестоящих
организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В
распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается
по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их
исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся
вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые
сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной системе
документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков
исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по
делопроизводству конкретного учреждения.
Во время постановки документа на контроль, на
его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же
отметка проставляется в регистрационной форме.
Для документов, содержащих сложное задание,
могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода,
год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение
задания поэтапно.
Исполнение документа должно контролироваться с
момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен
быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа
контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку
своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны
осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения,
результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной
карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут
исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или
письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные
напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному
документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний,
содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких
структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок
хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или
при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет
руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие
документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении
его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с
контроля после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему
материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не
возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам
не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура
исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на
доработку без продления сроков исполнения.
На основе результатов анализа разрабатываются и
принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества
исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления
в целом.
3. Формы контроля
Существует две формы (т.е. способа ведения)
контроля за исполнением документов:
· ручная сроковая картотека (или
контрольно-справочная картотека);
· автоматизированная система контроля
исполнения документов.
При ведении контроля за исполнением документов с
помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются
регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или
пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца (31
день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со
срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением
числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят
карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В
последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам
нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным
сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый,
продлённый срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно
узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением
документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки
карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания,
срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и
проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п.
Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону
регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля
регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о
документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в
справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других
справочных картотеках.
4. Автоматизированный контроль за
исполнением документов
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный
контроль за исполнением документов, который ведётся с помощью персональных
компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего
автоматически получать всевозможные сводки и отчёты. Такое программное
обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов,
формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных
документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при
заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке
документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка
о контроле – специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто
делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому
документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле
документа на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за
контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на
экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок
исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При
соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться
в начале каждого рабочего дня.
В организациях, использующих систему электронной
почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения
может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с
уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить на
экран списки документов, исполнение которых истекает в определённый срок.
Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не
только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого.
При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может
выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, ещё не
просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам
документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически
составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер
руководителя.
Для получения определённого вида справки
(отчёта) в меню программы выбирается соответствующий тип отчёта, а затем в
открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.
Полученный отчёт выводится на экран компьютера и
при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать
типовых справок (отчётов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система
самостоятельно выводила на печать типовые отчёты с заданной периодичностью.
Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать
список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей
форме:
автоматизация документооборот контроль типовой
В такой список включаются все неисполненные
документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.
Аналогично могут формироваться справки по
отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по
подразделениям, а внутри подразделений – по исполнителям. Такая справка даёт
представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за
определённый период времени.
Пример формы справки о документах за
исполнителями:
Отчёт об общем количестве документов за
исполнителями:
Использование автоматизированных технологий
значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и
справочно-информационное обслуживание.
Автоматизированный контроль за исполнением
документов выполняется либо с использованием специализированных программ
контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации
документооборота.
Список источников и литературы
. Организация
работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд.,
перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Баланс мобильного телефона
Это еще один новый вид операций под обязательным контролем. С 10 января возврат неиспользованного аванса за услуги связи привлечет внимание Росфинмониторинга, если сумма составит 100 000 и более. Сведения о выводе денег таким способом передают операторы связи.
Отмена контроля
Из списка операций, которые подлежат обязательному контролю, с 10 января исключены такие:
Почтовые переводы
Под контроль попали почтовые переводы на сумму от 100 000 . Это касается любых переводов — даже если речь об алиментах. Передавать сведения в Росфинмониторинг будет почта.
Если перевод в валюте, учитывается эквивалент по курсу ЦБ. Раньше почтовые переводы обязательному контролю не подлежали.
Цифровая валюта
Криптовалюта и токены официально считаются имуществом. А операции с ними с 1 января 2021 года подлежат обязательному контролю, если сумма составит 600 000 и более.
Операторы финансовых платформ и информационных систем для выпуска и обмена криптовалюты должны сообщать о сделках в Росфинмониторинг.
При этом принимать оплату криптовалютой запрещено, предлагать такой способ расчетов — тоже. Хотя в том же законе указано, что цифровая валюта может использоваться для инвестиций и быть средством платежа.
Что делать с этими изменениями
Контроль операций по закону не предусматривает участия людей и компаний. То есть владельцу счета или участнику сделки ничего делать не нужно. Информацию должен передавать банк, ломбард, магазин, нотариус, адвокат, организатор азартной игры, страховая компания, почта или оператор связи.
Если вы не отмываете доходы и не занимаетесь запрещенной деятельностью, новый закон ничего не изменит. Даже если информация о сделке попадет в Росфинмониторинг, это совершенно не означает, что дальше будет происходить.
Кроме Росфинмониторинга операции контролируют еще и банки. Они могут отказать подозрительному клиенту в дистанционном обслуживании или запросить у него документы по сделке.
Налоговая никакой информации о снятии наличных не получает, и контролировать движение денег по счету новый закон ей не позволяет. Это возможно только в рамках проверки, но не автоматически. А штрафы могут быть, только если удастся доказать незадекларированный доход. Денежные переводы не признаются им по умолчанию, а дарить подарки деньгами в России пока никто не запрещал.
Если все же получаете доход, но хотите сэкономить на налогах и не бояться вопросов о поступлениях — присмотритесь к самозанятости.